Énoncé de politique sur les appels

Catégorie: 
1. Organisation et gouvernance
Numéro de la politique: 
1.5.3
Article de la politique: 
Ethical Conduct
Approuvée par: 
Directeur général ou directrice générale, conseil d’administration
Date d’approbation: 
Mar, Jan 24, 2006
Date d’entrée en vigueur: 
Immédiatement
Date de modification la plus récente: 
Lun, Nov 22, 2010
Date de la prochaine révision: 
sam, Nov 30, 2013
Personne-ressource: 
Directeur général ou directrice générale

1 BUT

1.1 Le but de cette politique sur les appels est de faire en sorte que les litiges entre les membres soient réglés de façon équitable, sans délai et à un coût abordable, à l’intérieur de Sciences jeunesse Canada, sans qu’il soit nécessaire de recourir formellement à des services juridiques ou à des procédures semblables à celles intentées devant les tribunaux.

2 DÉFINITIONS

2.1 Dans cette présente politique, les termes suivants sont définis comme suit :

  1. Le terme « appelant » ou « appelante » désigne la personne qui porte une décision en appel.
  2. Le terme « ESPC » désigne l’ « Expo-sciences pancanadienne ».
  3. Le terme « jours » désigne le nombre de jours indiqué, sans tenir compte des fins de semaine ou des congés.
  4. Le terme « finaliste » fait référence à tout jeune qui a été choisi pour participer à un événement de Sciences jeunesse Canada (p. ex., ESPC, ISEF).
  5. Le terme « membre » désigne toutes les catégories de membres tels que définis dans les règlements de Sciences jeunesse Canada, ainsi que toutes les personnes employées par Sciences jeunesse Canada et celles prenant part à des programmes et des événements de Sciences jeunesse Canada. Ceci inclut, sans toutefois s’y limiter : les délégués et déléguées, les délégués remplaçants et déléguées remplaçantes, les finalistes, les membres de l’équipe organisatrice de l’ESPC, les invités et invitées, les juges, les bénévoles, le personnel et les membres de Sciences jeunesse Canada.
  6. Le terme « intimé » ou « intimée » désigne l’organisation ou la personne dont la décision est portée en appel.

3 PORTÉE DE LA PROCÉDURE D’APPEL

3.1 Tout membre de Sciences jeunesse Canada qui est touché par une décision du conseil d’administration, du directeur général ou de la directrice générale, d’un comité du conseil d’administration ou d’un organisme ou d’une personne qui a reçu l’autorité de prendre une décision au nom de Sciences jeunesse Canada aura le droit de porter cette décision en appel, à condition qu’il y ait des motifs suffisants de le faire selon les critères prévus ici à l’article 5, et ceci, dans le cadre des limites prévues ici à l’article 4. À titre d’exemple de décisions pouvant être portées en appel, on peut mentionner les décisions concernant la discipline, l’admissibilité, la sélection, les conflits d’intérêts ou toute autre sujet considéré comme étant approprié par Sciences jeunesse Canada.. Cette politique ne s’applique pas :

  1. aux décisions portant sur des questions liées à l’emploi;
  2. aux décisions portant sur des mesures disciplinaires liées à des incidents qui se sont produits lors d’événements autres que ceux organisés par Sciences jeunesse Canada et qui relèvent alors des politiques établies par ces autres organismes;
  3. aux nominations de bénévoles et au retrait ou à la résiliation de ces nominations;
  4. aux questions touchant à la structure opérationnelle, aux comités, au personnel et aux possibilités d’emploi ou de bénévolat;
  5. aux questions d’ordre commercial;
  6. aux questions relevant du budget et de la mise en œuvre du budget;
  7. aux règles de Sciences jeunesse Canada ou aux disputes portant sur les règles liées à la compétition;
  8. aux questions liées à la substance, au contenu et à l’établissement des critères de sélection ou de qualification;
  9. aux politiques et procédures établies par des entités autres que Sciences jeunesse Canada;
  10. aux disputes dans le cadre de compétitions ayant leurs propres procédures d’appel; et
  11. aux décisions prises en vertu des paragraphes 4.3 et 6.2 de cette politique.

4 PÉRIODE PRÉVUE POUR LOGER UN APPEL

4.1 Les membres qui souhaitent porter une décision en appel doivent, au cours des vingt et un (21) jours suivant la date à laquelle ils ont reçu l’avis les informant de cette décision, soumettre par écrit au directeur général ou à la directrice générale ou au président ou à la présidente du conseil d’administration de Sciences jeunesse Canada les informations suivantes qui doivent être adressées au siège social de Sciences jeunesse Canada :

  1. un avis indiquant leur intention de porter la décision en appel;
  2. les coordonnées de l’appelant ou l’appelante;
  3. le nom et les coordonnées de l’intimé ou de l’intimée;
  4. les motifs justifiant l’appel;
  5. toutes les preuves constituant des motifs à l’appui de la demande d’appel; et
  6. la mesure corrective demandée ou les mesures correctives demandées.

4.2 Si l’appel est logé par le directeur général ou la directrice générale de Sciences jeunesse Canada, en son propre nom, ou si la décision faisant l’objet de l’appel a été prise par le directeur général ou la directrice générale, l’avis écrit de la demande d’appel sera envoyé au président ou à la présidente du conseil d’administration de Sciences jeunesse Canada.

4.3 Toute partie souhaitant porter une décision en appel au-delà de la période de 21 jours doit soumettre par écrit une requête à cet effet, en précisant les raisons qui justifient une exemption des modalités prévues au paragraphe 4.1. La décision d’accepter ou de rejeter une demande d’appel soumise après la période limite de 21 jours sera laissée à l’entière discrétion du directeur général ou de la directrice générale ou du président ou de la présidente du conseil d’administration de Sciences jeunesse Canada, et cette décision ne pourra être portée en appel.

5 MOTIFS JUSTIFIANT UN APPEL

5.1 Les décisions ne peuvent pas toutes être portées en appel. Le mérite de ce qui constitue le contenu même d’une décision ne peut être porté en appel. On ne peut porter une décision en appel et un appel ne peut être entendu que relativement à des questions de procédure. Les questions de procédure se limitent strictement aux cas où l’intimé ou l’intimée :

  1. aurait pris une décision alors qu’il ou elle n’avait pas l’autorité de le faire ou sur un sujet qui ne relevait pas de sa compétence; son autorité et sa compétence étant établis en vertu des documents et des énoncés de politique qui régissent Sciences jeunesse Canada;
  2. n’aurait pas respecté les procédures prévues dans les règlements ou les politiques de Sciences jeunesse Canada;
  3. se serait laissé influencer par un préjugé lors de la prise de décision.

5.2 La charge de la preuve, dans le processus d’appel, incombe à l’appelant ou l’appelante qui doit, en conséquence, être en mesure de montrer, selon la prépondérance des probabilités, que l’intimé ou l’intimée a fait une erreur tel que décrit dans le paragraphe 5.1.

6 ÉVALUATION DE L’ADMISSIBILITÉ DE L’APPEL

6.1 À la réception d’une demande d’appel, des motifs à l’appui et des pièces justificatives, le directeur général ou la directrice générale ou le président ou la présidente du conseil d’administration établira si les motifs invoqués pour demander l’appel répondent aux exigences énoncées à l’article 5. En l’absence du directeur général ou de la directrice générale ou du président ou de la présidente du conseil d’administration, une personne sera désignée pour remplir cette fonction.

6.2 Si la demande d’appel est rejetée parce que les motifs à l’appui sont jugés insuffisants, l’appelant ou l’appelante sera informé par écrit de cette décision avec mention des arguments sur lesquels elle est fondée. Si la demande d’appel est acceptée parce que les motifs à l’appui sont jugés suffisants, une audience aura alors lieu. Cette décision est laissée à la seule discrétion du directeur général ou de la directrice générale, du président ou de la présidente du conseil d’administration, ou encore d’un remplaçant ou d’une remplaçante, et elle ne pourra pas être portée en appel.

7 COMITÉ D’APPEL

7.1 Si le directeur général ou la directrice générale, ou le président ou la présidente du conseil d’administration, ou la personne désignée juge qu’il y a des motifs suffisants pour que l’appel soit entendu, il ou elle constituera un comité d’appel (le Comité d’appel) au cours des 14 jours suivant la date de réception du premier avis demandant l’appel, selon les modalités suivantes :

  1. Le Comité d’appel se composera de trois personnes qui n’ont pas, avec les parties en cause, de liens ayant une portée sur le litige, qui n’ont pas été impliquées dans les affaires se rapportant à la décision portée en appel, et qui sont exemptes de tout préjugé ou autre lien à un litige, explicite ou implicite.
  2. Les membres du Comité d’appel choisiront entre eux la personne qui agira en qualité de président ou présidente du comité.

8 ENQUÊTE PRÉLIMINAIRE

8.1 Le Comité d’appel pourra établir que les circonstances nécessitent la tenue d’une enquête préliminaire. Les questions examinées lors d’une enquête préliminaire peuvent toucher :

  1. à la forme de l’appel (preuves documentaires, audience ou les deux);
  2. au calendrier établi pour l’échange des documents;
  3. à la clarification des questions en litige;
  4. à la clarification des preuves qui seront présentées au Comité d’appel;
  5. à l’ordonnance et à la procédure qui s’appliqueront lors des audiences;
  6. à l’identification des témoins;
  7. à toute autre question de procédure pouvant contribuer à ce que l’appel soit traité avec célérité.

8.2 Le Comité d’appel peut déléguer à son président ou à sa présidente l’autorité de mener l’enquête préliminaire.

9 PROCÉDURE POUR L’AUDIENCE

9.1 Lorsque le Comité d’appel a établi que l’appel donnera lieu à une audience, il peut à sa discrétion appliquer les procédures jugées pertinentes pour la tenue de telles audiences, pourvu :

  1. que l’audience ait lieu dans un délai approprié qui sera déterminé par le Comité d’appel;
  2. que l’appelant ou l’appelante et l’intimé ou l’intimée soient informés, dans un délai raisonnable, de la date, de l’heure et du lieu choisis pour l’audience;
  3. que des copies de tous les documents écrits devant, selon les parties, être pris en compte par le Comité d’appel soient remises à toutes les parties avant l’audience;
  4. que le quorum requis comprenne les trois membres du Comité d’appel et que les décisions soient prises à la majorité des votes exprimés;
  5. que les décisions soient prises à la majorité des votes exprimés, le président ou la présidente ayant voix délibérative;
  6. que dans les cas où la décision du Comité d’appel met en cause une tierce partie de telle sorte que cette tierce partie pourrait à son tour et de plein droit porter la décision en appel, cette tierce partie devienne l’une des parties de l’appel en question;
  7. que les parties puissent être accompagnées d’un conseiller ou d’une conseillère, y compris un conseiller ou une conseillère juridique;
  8. que le Comité d’appel puisse demander que toute autre personne participe à la procédure d’appel;
  9. que le Comité d’appel puisse entendre l’appel lors d’une conférence téléphonique.

10 PROCÉDURE POUR LE DÉPÔT DES DOCUMENTS RELATIFS À L’APPEL

10.1 Lorsque le Comité d’appel a établi que l’appel sera entendu en procédant à l’étude des documents qui seront soumis par les parties, il peut à sa discrétion appliquer les procédures jugées pertinentes pourvu :

  1. que toutes les parties jouissent d’un délai raisonnable pour fournir au Comité d’appel une présentation écrite de leur cas, pour examiner les documents soumis par les autres parties et pour présenter par écrit une contre-preuve et leurs arguments;
  2. que les principes et les délais prévus au paragraphe 9.1 soient respectés, dans les cas où ils s’appliquent.

11 PREUVES RECEVABLES

11.1 En règle générale, le Comité d’appel ne considérera que les preuves dont disposait la personne ou l’organisme qui a pris, à l’origine, la décision portée en appel. Le Comité d’appel peut aussi, à sa discrétion, recevoir de nouvelles preuves jugées importantes, qui n’étaient pas disponibles au moment où la décision portée en appel a été rendue.

12 DÉCISION DU COMITÉ D’APPEL

12.1 Lorsqu’il rend une décision, le Comité d’appel ne dispose pas d’une autorité plus grande que celle dont disposait l’organisme ou la personne qui a rendu à l’origine la décision visée par l’appel. Le Comité d’appel peut décider :

  1. de rejeter l’appel et de confirmer la décision portée en appel; ou
  2. de confirmer l’appel et de demander à l’organisme ou à la personne qui a rendu la décision à l’origine de se prononcer à nouveau sur la question en litige; ou
  3. de confirmer l’appel et de modifier la décision rendue à l’origine, considérant qu’une erreur s’est produite et que cette erreur ne peut être corrigée par l’organisme ou la personne qui a rendu la décision à l’origine parce qu’il y n’y a pas de procédure clairement établie, par manque de temps ou parce qu’il y a danger de partialité.

12.2 Au cours des 14 jours suivant la conclusion de la procédure d’appel, la décision du Comité d’appel avec mention des raisons à l’appui sera transmise par écrit au directeur général ou à la directrice générale, ou au président ou à la présidente du conseil d’administration, qui devra alors, au cours des 21 jours suivant la conclusion de l’appel, transmettre à toutes les parties en cause un avis les informant de la décision rendue.

12.3 Dans des circonstances extraordinaires, le Comité d’appel pourra rendre une décision verbale ou publier un résumé de sa décision (sans arguments la justifiant), pourvu que la décision écrite avec mention des raisons à l’appui soit produite au cours de la période de temps prévue au paragraphe 12.1.

12.4 La décision sera considérée comme faisant partie des informations publiques. Une copie de cette décision sera remise aux parties et à Sciences jeunesse Canada.

13 CONFIDENTIALITÉ

13.1 Le processus d’appel est confidentiel; il ne concerne que les parties impliquées, le directeur général ou la directrice générale et/ou le présidente ou la présidente du conseil d’administration ainsi que le Comité d’appel. Une fois que la procédure est initiée et jusqu’à ce qu’une décision écrite ne soit publiée, aucune des parties concernées et aucun membre du Comité d’appel ne divulguera des informations confidentielles liées à l’appel à une personne qui n’est pas impliquée dans la procédure.

14 DÉLAIS PRÉVUS

14.1 Si les circonstances entourant le litige font en sorte que l’application de cette politique ne permette pas de mener un appel en temps opportun, ou font en sorte que la procédure d’appel ne puisse être entièrement mise en œuvre dans les délais prévus par cette politique, le Comité d’appel peut décider que les délais prévus soient modifiés.

15 LIEU

15.1 La procédure d’appel se déroulera au lieu désigné par le directeur général ou la directrice générale, ou par le président ou la présidente du conseil d’administration de Sciences jeunesse Canada, sauf si le Comité d’appel décide que l’appel sera entendu lors d’une conférence téléphonique, ou si un autre lieu est choisi par le Comité d’appel à la demande expresse de l’une des parties dans le cadre des démarches préliminaires.

16 DÉCISION FINALE ET SANS APPEL

16.1 La décision du Comité d’appel sera finale et sans appel; elle liera les parties ainsi que tous les membres de Sciences jeunesse Canada, sous la seule réserve des dispositions prévues dans l’énoncé de politique de Sciences jeunesse Canada sur les mesures de rechange pour le règlement des litiges (si un tel énoncé de politique est alors en vigueur).

16.2 Aucune action ou poursuite judiciaire ne sera menée contre Sciences jeunesse Canada ou ses membres relativement à un litige, à moins que Sciences jeunesse Canada ait refusé ou n’ait pas respecté les dispositions relatives aux appels.

science